Ein Leitfaden für digitale Zertifikate für Schulungen vor Ort - Fallbeispiel [Produktschulung]

Immer mehr Unternehmen wollen eine digitale Zertifikatslösung für ihre persönlichen Schulungen und Schulungen vor Ort einführen.

Gerade in der heutigen Zeit, in der digitale Dokumente eine hohe Akzeptanz genießen, ist die Digitalisierung von Zertifikaten eine gute Möglichkeit, unnötige Kosten und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Außerdem werden durch Funktionen wie LinkedIn-Integrationen und kryptografische Verschlüsselungen andere Probleme beseitigt, die analoge Zertifikate mit sich brachten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über einen Prozess für Anbieter von persönlichen und Vor-Ort-Schulungen und darüber, wie Sie erfolgreich eine digitale Zertifizierungslösung implementieren, die Kosten und Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig eine großartige Erfahrung für Ihre Empfänger bietet.

Einführung in den Fall und Problemstellung

Der vorgestellte Prozess stammt von einem Anbieter von Vor-Ort-Schulungen in der medizintechnischen Branche. Vor der Implementierung einer digitalen Zertifikatslösung wurden die Schulungszertifikate manuell erstellt und verschickt, nachdem die Teilnehmerdaten von mehr als 300 verschiedenen Trainern, die externe Teilnehmer schulten, eingegangen waren.

Bei den Teilnehmern handelte es sich in diesem Fall um Krankenschwestern und Techniker. Die einzigen Daten, die der Verwaltungsabteilung vorlagen, waren die Kundendaten, die nicht mit den Empfängerdaten übereinstimmten.

Zur Verdeutlichung sehen wir uns die Situation vereinfacht und grafisch an:

Wie aus der grafischen Analyse hervorgeht, war der Prozess in mehreren Schritten sehr ineffizient, zeitaufwändig und fehleranfällig. Die daraus resultierenden Probleme waren lange Wartezeiten für die Empfänger, ein hoher administrativer Aufwand, kostspielige Bearbeitungsprozesse und eine fehleranfällige Zertifikatserstellung. Zur Vereinfachung wurde der Support-Overhead bei Empfängeranfragen (z.B. verlorene Zertifikate, Wartezeiten, etc.) weggelassen.

Kurz gesagt, der Kunde hat mehrere hundert Ausbilder, die vor Ort Produktschulungen (komplexe Maschinen) bei seinen Kunden durchführen.

Nach der Schulung mussten die Ausbilder eine Liste mit den persönlichen Daten der Schulungsteilnehmer und weiteren Metadaten über die durchgeführte Schulung ausfüllen.

Nach diesem Vorgang mussten sie die Informationen an die Verwaltung der Zertifizierungsabteilung (in diesem Fall ein Betriebsleiter) weiterleiten.

Dieser Projektleiter delegierte die Aufgabe, die Daten zu überprüfen, die richtige Zertifikatsvorlage auszuwählen und den Prozess des Eintragens der korrekten Informationen in die vorbereiteten Zertifikatsvorlagen manuell zu starten.

Anschließend wurden die Zertifikate gedruckt und an die Teilnehmer und deren Arbeitgeber verschickt.

Der Lösungsansatz

Für Anbieter von Vor-Ort-Schulungen wie in diesem Beispiel hat sich eine Einheitslösung als schwierig erwiesen, da Komponenten wie die Organisation der Trainer und die Strukturen der Freigabeprozesse sehr unterschiedlich sind und möglicherweise Kompromisse für starre Out-of-the-Box-Tools erforderlich sind.

Daher haben unsere Lösungsarchitekten für diesen Kunden eine effiziente Erweiterung unseres Basis-Zertifizierungstools* entwickelt.

Der neue Prozess musste die Prozessineffizienzen reduzieren und alle Sicherheitsanforderungen an die Freigabe berücksichtigen.

Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen des Kunden wurde die folgende Lösung erarbeitet:

1. Unmittelbar nach der Schulung kann der Trainer einen QR-Code erstellen, der alle Metadaten zu der jeweiligen Schulung enthält:

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2. Nachdem der Code von den Teilnehmern gescannt wurde, werden die für das Zertifikat benötigten Informationen direkt von diesen über ein Formular erfasst.

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3. Der Trainer kann die Daten überprüfen und die Freigabe zum Start des Zertifikatsprozesses erteilen:
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4. Der Trainer kann den Zugriff auf alle Zertifikate einfach über die QR-Code-Übersicht verwalten:

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5. Nach der Freigabe durch den Trainer erhalten alle Teilnehmer automatisch ihren Zertifikatszugang per E-Mail:

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6. Die Administration kann neue Zertifikate anlegen und die Logik im Backend aufbauen und den Zugang für die Trainer/Vertreter effizient verwalten:

Das Ergebnis dieses digitalisierten und spezialisierten Prozesses führte zu einer wöchentlichen Zeitersparnis von mehreren Stunden, einer erheblichen Fehlerreduzierung und dem Wegfall von Wartezeiten für die Zertifikate auf Seiten der Empfänger.

Fazit und Handlungsempfehlungen für Produktschulungsanbieter

Die Zertifizierungsprozesse von Vor-Ort- und hybriden Schulungsformaten unterscheiden sich in der Regel deutlich von reinen Online-Schulungsformaten.

Je mehr Trainer zur Verfügung gestellt werden und je höher die Sicherheitsbedeutung (im Hinblick auf kopiersichere Technologien und Freigabeprozesse) ist, desto wichtiger wird eine skalierbare Lösung.

Unser Team ist bestrebt, für Sie die perfekte Lösung zu finden und einen optimierten Prozess zu präsentieren. In unserem kostenlosen Beratungsgespräch führen wir Sie innerhalb von 30 Minuten durch die relevanten Fragen, die Sie sich vor der Implementierung einer Lösung stellen müssen.

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