Wie man mit Google Sheets eine digitale Anwesenheitsliste für Online-Schulungen und Webinare erstellt

Google Sheets ist von mehreren Geräten aus zugänglich und kann mit einem Klick geteilt werden, was es zu einer der gefragtesten Möglichkeiten macht, die digitale Anwesenheit nach Webinaren, Live-Veranstaltungen oder Seminaren zu erfassen.Dieser Artikel zeigt anhand von Beispielen, wie man mit Google Sheets eine digitale Anwesenheitsliste erstellt und bietet eine geheime Möglichkeit, die Online-Anwesenheit mühelos zu erfassen.

Wir gehen auf folgende Punkte ein:

- Schritte zur kostenlosen Erstellung einer digitalen Anwesenheitsliste mit Google Sheets

- Tipps zur Erstellung einer Google Sheets-Anwesenheitsliste für Online-Schulungen und Webinare

- Einige Probleme bei der manuellen Anwesenheitserfassung mit Google Sheets

- Alternative Möglichkeiten zur Online-Anwesenheitserfassung

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Was ist eine digitale Anwesenheitsliste?

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Ein digitaler Anwesenheits-Tracker ist ein System oder eine App, du einrichtest, um die Online-Anwesenheit zu verfolgen.

Die Verfolgung der Anwesenheit über digitale Medien kann Ihnen helfen, genaue Aufzeichnungen über die Anwesenheit von Studenten und Teilnehmern nach der Veranstaltung einer Live-Schulung oder eines Webinars zu führen.

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Schritte zur kostenlosen Erstellung einer digitalen Anwesenheitsliste mit Google Sheets

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Hier sind einige Schritte, um eine digitale Anwesenheitsliste mit Google Sheets von Grund auf zu erstellen:
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Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Google Sheet.

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Gehe zu Google Sheets Google Sheets und melde Dich bei Deinem Google-Konto an, falls Du noch nicht angemeldet bist. Klicke dann auf das +-Symbol, um ein leeres Arbeitsblatt zu erstellen.

Benenne Dein Arbeitsblatt um. Gehe zu Datei > Umbenennen und gebe "Digitales Anwesenheitsblatt für <Veranstaltungsname>" ein.

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Schritt 2: Bereite Deine Anwesenheitsliste vor

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Ändere den Blattnamen in etwas, das dem Titel entspricht. Du findest den Blattnamen in der unteren rechten Ecke. Füge als Nächstes die obligatorischen Spalten hinzu, z. B. das Datum, den Namen des Studenten oder Teilnehmers, die E-Mail-Adresse und den Anwesenheitsstatus. Im Folgenden siehst, was wir in unser digitales Anwesenheits-Google Sheet für ein Marketing-Webinar eintragen werden:

Spalte A: Veranstaltungsdatum

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Spalte B: Name des Teilnehmers

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Spalte C: ID-Nummer des Teilnehmers

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Spalte D: E-Mail Adresse des Teilnehmers

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Spalte E: Teilnahmestatus (Teilgenommen - A, Nicht teilgenommen - NA)

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Du kannst weitere Spalten hinzufügen, wenn du mehr Informationen von den Teilnehmern benötigst. Vergessen Sie nicht, eine Spalte "Teilnehmer-ID" hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass es keine Auswechslungen gibt und dass die richtigen Personen Ihr Veranstaltungszertifikat erhalten.

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Schritt 3: Formatiere deine Spalten

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Jede Zelle in einem Google Sheet ist standardmäßig im Textformat. Da Sie Spalten für das Datum und den Anwesenheitsstatus haben, ist es effizienter, sie in den Formaten "Datum" und "Dropdown" zu haben.

Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Anwesenheit leicht markieren, ohne durcheinander zu kommen.

Zwei einfache Schritte zum Formatieren von Spalten:

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• Fixiere die Kopfzeile für eine bessere Sichtbarkeit beim Blättern durch das Blatt. Wähle dazu Ansicht > Fixieren > 1 Zeile.

• Ergänze die Spalte Veranstaltungsdatum/Kursdatum um ein Datumsformat und die Spalte Anwesenheitsstatus um ein Dropdown. Wähle für eine Datumsauswahl Daten > Datenüberprüfung und klicke auf Neue Regel hinzufügen.

Gib den Bereich ein, der von der Anzahl der Teilnehmer abhängt, und wähle unter "Kriterien" die Option "ist gültig". Klicke auf "Fertig".

Und da hast du es! Ein Datumsauswähler für die Spalte "Ereignisdatum".

Um jetzt zwei Optionen unter der Spalte "Teilnahmestatus" hinzuzufügen, folge denselben Schritten wie oben und gib die zwei Optionen wie unten gezeigt ein:

Du könntest auch eine Farbvalidierung einstellen, zum Beispiel Grün für anwesend und Rot für abwesend.

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Schritt 4: Beginne mit der Dateneingabe und teile das Blatt

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Du könntest die Anwesenheit der Teilnehmer selbst markieren oder das Google Sheet mit deinen Teilnehmern teilen, damit sie ihren Anwesenheitsstatus markieren.

Zum Beispiel könntest du den Link zum digitalen Anwesenheits-Google Sheet im Online-Chat deines Webinars oder Trainings teilen und die Teilnehmer bitten, ihre Anwesenheit zu markieren.

Um das Blatt zu teilen, klicke auf "Teilen", aktualisiere den "Allgemeinen Zugang" auf "Jeder mit dem Link" und wähle "Bearbeiter".

Kopiere den Link und füge ihn in deinen Meeting-Chat oder E-Mails ein. So sieht dein digitales Anwesenheits-Google Sheet aus, sobald Daten eingegeben wurden:

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Tipps für die Erstellung eines Google Sheet Anwesenheitstrackers für Online-Schulungen und Webinare

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Du möchtest nach Abschluss des Trainings oder Webinars keine Zertifikate an Teilnehmer versenden, die nicht anwesend waren, nur weil es ein kleines Missgeschick bei der Eingabe der Anwesenheit gab. Hier also einige schnelle Tipps, um richtig anzufangen:

Definiere deinen Zweck: Erstellst du den Anwesenheitstracker, um die Verteilung digitaler Zertifikate zu erleichtern?

Oder hältst du eine Teilnehmerliste, um sie für einen Fortgeschrittenenkurs zu planen?

Abhängig von deinem Zweck, erstelle eine grobe Übersicht der obligatorischen Spalten für dein Anwesenheitsblatt.

Schule die Teilnehmer in Google Sheet-Bearbeitungstechniken:

Stelle sicher, dass deine Webinar- oder Trainingsteilnehmer ausreichend in den Techniken zur Aktualisierung des digitalen Anwesenheitsblatts geschult sind.

Biete ihnen praktische Schritte und eine Demo, um Datenpannen zu vermeiden.

Stelle den Datenschutz sicher:

Da du möglicherweise sensible Informationen wie Teilnehmer-IDs oder Unterschriften sammelst, stelle sicher, dass du das Blatt nur mit bestimmten Mitarbeitern teilst und den Zugriff kontrollierst.

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Einige Probleme bei der manuellen Erfassung der Anwesenheit mit Google Sheets

Obwohl Google Sheets kostenlos und größtenteils sicher für die Zusammenarbeit ist, gibt es einige potenzielle Herausforderungen bei der Nutzung zur digitalen Erfassung der Anwesenheit.

Lass' sie uns mal durchgehen:

1. Mehr Raum für menschliche Fehler:
   
   Manuelle Dateneingabe ist anfälliger für Tippfehler, falsche IDs, Daten und Statusangaben. Solche Fehler machen die Überprüfung extrem zeitaufwändig, besonders bei Veranstaltungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern.
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2. Datenschutzbedenken:
   
   Da ein einzelnes Google Sheet mit jedem Teilnehmer geteilt werden muss, besteht das Risiko, sensible Informationen preiszugeben, da du keine Kontrolle darüber hast, wie die meisten Teilnehmer die Daten anderer verwenden könnten. Alternativ kann das selbstständige Markieren der Anwesenheit immense Anstrengung und Zeit erfordern.
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3. Fehlende Automatisierung:
   
   Google Sheets kann Echtzeit-Updates der Teilnehmer nicht widerspiegeln und muss manuell aktualisiert werden. Sie sind nicht umfangreich für das Hinzufügen von Automatisierungsfunktionen, wie das automatische Aktualisieren von Status in Abhängigkeit von den Aktionen der Teilnehmer während des Online-Events.
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4. Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Änderungen am Sheet:
   
   Zu verfolgen, wer Änderungen vorgenommen hat und wann diese gemacht wurden, kann bei Google Sheets herausfordernd sein. Dies könnte eine Proxy-Kultur fördern und zu schlechter Glaubwürdigkeit deines Online-Trainings, Kurses oder Webinars führen.

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Alternative Methoden, um die Anwesenheit online zu erfassen

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Als Ersteller oder Hos von Schulungen und Webinaren kennst du den Aufwand, der mit der Verwaltung mehrerer Teilnehmer verbunden ist.

Ob es darum geht, ihre Fragen zu beantworten oder die Anwesenheit zu markieren – es ist keine leichte Aufgabe.

Warum also nicht effizientere Methoden zur Online-Erfassung der Anwesenheit für deine digitalen Schulungen oder Webinare erkunden?

Hier sind einige alternative Wege, um die Anwesenheit zu verfolgen und Zeit zu sparen:

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1. Nutzung von scannbaren QR-Codes

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Stell dir vor, Teilnehmer scannen einfach einen QR-Code, um am Ende einer Sitzung ihre Anwesenheit zu markieren.

Es ist schmerzlos, effizient und genau. Virtualbadge.io bietet einzigartige QR-Codes, die am Ende deiner Online-Schulung oder deines Webinars angezeigt werden und die Teilnehmer dazu auffordern, sie zu scannen, um ihre Anwesenheit zu markieren und ihre Zertifikate zu erhalten. Sieh dir an, wie das funktioniert, indem du den untenstehenden QR-Code scannst:

Virtualbadge.io zeigt auch ein Umfrageformular nach dem Scannen an, sodass Teilnehmer dazu bewegt werden, Feedback abzugeben, bevor sie ihre Zertifikate erhalten.

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Du kannst Dir ein einfaches Video-Tutorial hier ansehen: 

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2. Nutzung von Check-in Links

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Einige Eventmanagement-Plattformen und Apps helfen dir, einzigartige Check-in-Links für jedes Event zu erstellen, in unserem Fall für Online-Schulungen oder Webinare.

Sobald eine Sitzung beendet ist, könntest du diese im Meeting-Chat teilen, sodass aktive Teilnehmer sich sofort einchecken und ihre Anwesenheit markieren können.

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3. Nutzung von Biometrie  

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Biometrie, wie Gesichts- oder Fingerabdruckerkennung, wird weitgehend in Unternehmensumgebungen und Bildungseinrichtungen eingesetzt. Du könntest die Anwesenheitserfassung mithilfe solcher biometrischer Funktionen automatisieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen sich einchecken und Zugang zu Zertifikaten erhalten.

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Lass' uns alles nochmal zusammenfassen:

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Google Sheets ist ein zuverlässiges und kostengünstiges Werkzeug, um ein digitales Anwesenheitsblatt zu erstellen. Allerdings ist es aufgrund des erforderlichen manuellen Aufwands und der Zeit nicht die effizienteste Lösung.

Du kannst trotzdem mit unseren Tipps fortfahren und die digitale Anwesenheit mit Google Sheets verfolgen, aber es ist am besten, seine Alternativen in Betracht zu ziehen, wenn du mehr in weniger Zeit erledigen möchtest.

Eine automatisierte Lösung wie Virtualbadge.io ist eine Komplettlösung für die digitale Anwesenheitserfassung mit QR-Codes, die Generierung von Zertifikaten und deren Verteilung.

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• How to make digital certificates for your online course or training program for free
• How to Create Certificates with QR Codes Using Virtualbadge.io: A Step-by-Step Guide

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Häufig gestellte Fragen

1.  Wie kann ich einen QR-Code für die Teilnahme einrichten?

Virtualbadge.io generiert automatisch einen einzigartigen QR-Code für Ihre Online-Veranstaltung oder -Sitzung. Sie können ihn dann am Ende der Sitzung auf dem Bildschirm anzeigen, damit die Teilnehmer den Code scannen und ihre Anwesenheit übermitteln können. Eine Schritt-für-Schritt-

2. Wie kann ich eine digitale Anwesenheitsliste erstellen?

Sie können mit Google Sheets eine digitale Anwesenheitsliste erstellen, etwa so:

• Erstellen Sie ein leeres Blatt
• Geben Sie den Blatttitel und den Blattnamen ein
• Geben Sie die Pflichtspalten wie Teilnehmername, E-Mail-Adresse, ID, Anwesenheitsstatus, Veranstaltungsdatum usw. ein.
• Formatieren Sie die Spalten. Fügen Sie z. B. eine Datumsauswahl für das Feld Datum und ein Dropdown-Menü für die Eingabe der Anwesenheit hinzu.
• Aktualisieren Sie den Google Sheet-Zugang und teilen Sie den Link mit den entsprechenden Personen.