Wie man mit Google Sheets eine digitale Anwesenheitsliste für Online-Schulungen und Webinare erstellt

Google Sheets ist von mehreren Geräten aus zugänglich und kann mit einem Klick geteilt werden, was es zu einer der gefragtesten Möglichkeiten macht, die digitale Anwesenheit nach Webinaren, Live-Veranstaltungen oder Seminaren zu verfolgen.

Dieser Artikel zeigt anhand von Beispielen, wie man eine digitale Anwesenheitsliste mit Google Sheets erstellt und bietet eine geheime Möglichkeit, die Online-Anwesenheit mühelos zu erfassen.

Das werden wir behandeln:

- Schritte zum Erstellen einer kostenlosen digitalen Anwesenheitsliste mit Google Sheets

- Tipps zum Erstellen einer Google Sheet-Anwesenheitsliste für Online-Schulungen und Webinare

- Einige Probleme bei der manuellen Anwesenheitsverfolgung mit Google Sheets

- Alternative Möglichkeiten zur Online-Anwesenheitsverfolgung

Was ist eine digitale Anwesenheitsliste?

Ein digitale Anwesenheitskontrolle ist ein System oder eine App, die Sie einrichten, um die Online-Anwesenheit zu verfolgen.

Die Verfolgung der Anwesenheit über digitale Medien kann Ihnen helfen, genaue Aufzeichnungen über die Anwesenheit von Studenten und Teilnehmern nach der Veranstaltung einer Live-Schulung oder eines Webinars zu führen.

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Schritte zur kostenlosen Erstellung einer digitalen Anwesenheitsliste mit Google Sheets

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Hier sind einige Schritte, um eine digitale Anwesenheitsliste mit Google Sheets von Grund auf zu erstellen:

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Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Google Sheet

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Gehen Sie zu Google Sheets und melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an, falls Sie noch nicht angemeldet sind. Klicken Sie dann auf das +-Symbol, um ein leeres Arbeitsblatt zu erstellen.

Benennen Sie Ihr Arbeitsblatt um. Gehen Sie zu Datei > Umbenennen und geben Sie "Digitales Anwesenheitsblatt für <Veranstaltungsname>" ein.

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Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Anwesenheitsliste vor

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Ändern Sie den Blattnamen in etwas, das dem Titel entspricht.

Sie finden den Blattnamen in der unteren rechten Ecke.

Fügen Sie als Nächstes die obligatorischen Spalten hinzu, z. B. das Datum, den Namen des Studenten oder Teilnehmers, die E-Mail-Adresse und den Anwesenheitsstatus.

Die folgenden Angaben werden in unser digitales Anwesenheits-Google-Sheet für ein Marketing-Webinar eingefügt:

Spalte A: Veranstaltungsdatum

Spalte B: Name des Teilnehmers

Spalte C: ID-Nummer des Teilnehmers

Spalte D: E-Mail Adresse des Teilnehmers

Spalte E: Teilnahmestatus (Teilgenommen - A, Nicht teilgenommen - NA)

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Sie können weitere Spalten hinzufügen, wenn Sie mehr Informationen von den Teilnehmern benötigen. Vergessen Sie nicht, eine Spalte "Teilnehmer-ID" hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Sie keine Vertretung haben und dass die richtigen Personen Ihr Veranstaltungszertifikat erhalten.

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Schritt 3: Formatieren Sie Ihre Spalten

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Jede Zelle in einem Google Sheet ist standardmäßig im Textformat. Da Sie Spalten für Datum und Anwesenheitsstatus haben, ist es effizienter, diese in den Formaten "Datum" und "Dropdown" zu haben.

Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Anwesenheit leicht und ohne Verwirrung markieren.

Zwei einfache Schritte zum Formatieren von Spalten:

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• Fixieren Sie die Kopfzeile für eine bessere Sichtbarkeit beim Blättern durch das Blatt. Wählen Sie dazu Ansicht > Fixieren > 1 Zeile.

• Fügen Sie der Spalte Veranstaltungsdatum/Kursdatum ein Datumsformat und der Spalte Anwesenheitsstatus eine Dropdown-Liste hinzu. Wählen Sie für eine Datumsauswahl Daten > Datenvalidierung und klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.

Geben Sie den Bereich ein, der von der Anzahl der Teilnehmer abhängt, und wählen Sie unter "Kriterien" die Option "ist ein gültiges Angebot". Klicken Sie auf "Fertig".

Und da haben Sie es! Um nun zwei Optionen unter der Spalte Anwesenheitsstatus hinzuzufügen, führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus und geben die beiden Optionen wie unten gezeigt ein:

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Sie können auch eine Farbvalidierung festlegen, z. B. grün für Anwesenheit und rot für Abwesenheit.

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Schritt 4: Mit der Dateneingabe beginnen und das Blatt freigeben

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Sie können die Anwesenheit der Teilnehmer selbst markieren oder das Google Sheet mit Ihren Teilnehmern teilen, um deren Anwesenheitsstatus zu markieren.

Sie könnten beispielsweise den Link zum digitalen Anwesenheits-Google Sheet im Online-Chat Ihres Webinars oder Ihrer Schulung teilen und die Teilnehmer bitten, ihre Anwesenheit zu markieren.

Um das Blatt freizugeben, klicken Sie auf Freigeben, aktualisieren Sie "Allgemeiner Zugriff" auf alle Personen mit dem Link und wählen Sie Editor.

Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in Ihren Meeting-Chat oder Ihre E-Mails ein. So sieht Ihr digitales Anwesenheits-Google Sheet aus, nachdem die Daten eingegeben wurden:

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Tipps zur Erstellung einer Google Sheet-Anwesenheitsliste für Online-Schulungen und Webinare

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Sie möchten keine Zertifikate an nicht anwesende Teilnehmer nach Abschluss einer Schulung oder eines Webinars verschicken, nur weil bei der Eingabe der Anwesenheit ein kleines Missgeschick passiert ist.

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Hier sind also einige schnelle Tipps für den richtigen Einstieg:

• Zweck definieren

Erstellen Sie die Anwesenheitsliste, um die Ausstellung digitaler Zertifikate zu erleichtern? Oder führen Sie ein Verzeichnis der Teilnehmer, um sie für einen weiterführenden Kurs einzuplanen? Je nach Zweck erstellen Sie einen groben Überblick über die obligatorischen Spalten für Ihren Anwesenheitsbogen.

• Schulung der Teilnehmer in Google Sheet-Bearbeitungstechniken 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Webinar- oder Schulungsteilnehmer ausreichend geschult sind, wie und wo sie die digitale Anwesenheitsliste aktualisieren können. Bieten Sie ihnen praktische Schritte und eine Demo an, um Datenpannen zu vermeiden.

• Gewährleistung des Datenschutzes

Da Sie möglicherweise sensible Informationen wie Teilnehmer-IDs oder Unterschriften sammeln, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Blatt nur an bestimmte Mitarbeiter weitergeben und den Zugriff kontrollieren.

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Einige Probleme bei der manuellen Erfassung der Anwesenheit mit Google Sheets

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Google Sheets ist zwar kostenlos und meist sicher für die Zusammenarbeit, aber es gibt einige potenzielle Herausforderungen bei der Verwendung zur digitalen Erfassung der Anwesenheit. Lassen Sie uns diskutieren.

1. Mehr Raum für menschliche Fehler
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   Die manuelle Dateneingabe ist anfälliger für Tippfehler, falsche IDs, Daten und Statuten. Solche Fehler machen die Validierung extrem zeitaufwändig, insbesondere bei Veranstaltungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern.
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2. Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes
   
   Da ein einzelnes Google Sheet für Aktualisierungen mit jedem Teilnehmer geteilt werden muss, riskieren Sie die Preisgabe sensibler Informationen, da Sie keine Kontrolle darüber haben, wie die meisten Teilnehmer die Daten anderer verwenden.  Alternativ dazu kann es sehr mühsam und zeitaufwändig sein, die Anwesenheit selbst zu markieren.
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3. Fehlende Automatisierung
   
   Google Sheets können Aktualisierungen der Teilnehmer nicht in Echtzeit wiedergeben und können nur manuell aktualisiert werden. Sie eignen sich nicht für das Hinzufügen von Automatisierungsfunktionen, wie z. B. die automatische Aktualisierung des Status in Abhängigkeit von den Aktionen der Teilnehmer während der Online-Veranstaltung.
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4. Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Änderungen an der Tabelle
   
   Die Nachverfolgung, wer wann Änderungen vorgenommen hat, kann bei Google Sheets eine Herausforderung darstellen. Dies kann zu einer Stellvertreterkultur führen, was die Glaubwürdigkeit Ihrer Online-Schulung, Ihres Kurses oder Ihres Webinars beeinträchtigt.

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Alternative Möglichkeiten der Online-Anwesenheitserfassung

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Als Veranstalter von Schulungen und Webinaren wissen Sie, wie schwierig es ist, mit mehreren Teilnehmern umzugehen.

Ob es um die Beantwortung von Fragen oder um die Anwesenheitskontrolle geht, es ist kein Kinderspiel.

Warum also nicht nach effizienteren Möglichkeiten suchen, um die Anwesenheit bei Ihren digitalen Schulungen oder Webinaren online zu erfassen?

Hier sind einige alternative Möglichkeiten, die Anwesenheit zu erfassen und Zeit zu sparen:

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1. Scannbare QR-Codes verwenden

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Stellen Sie sich vor, die Teilnehmer scannen einfach einen QR-Code, um ihre Anwesenheit am Ende einer Sitzung zu markieren.

Das ist schmerzlos, effizient und genau. Virtualbadge.io bietet einzigartige QR-Codes, die am Ende Ihrer Online-Schulung oder Ihres Webinars angezeigt werden und die Teilnehmer auffordern, sie zu scannen, um die Teilnahme zu markieren und ihre Zertifikate zu erhalten.

Sehen Sie sich an, wie das funktioniert, indem Sie den QR-Code unten scannen:

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Virtualbadge.io zeigt auch ein Umfrageformular nach dem Scannen an, damit die Teilnehmer dazu gebracht werden, ein Feedback abzugeben, bevor sie ihre Zertifikate erhalten.

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Du kannst Dir ein einfaches Video-Tutorial hier ansehen: 

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2. Check-in-Links verwenden

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Einige Event-Management-Plattformen und Apps helfen Ihnen, eindeutige Check-in-Links für jede Veranstaltung zu erstellen, in unserem Fall Online-Schulungen oder Webinare.

Sobald eine Sitzung beendet ist, können Sie diese Links an den Chat des Meetings weiterleiten, damit aktive Teilnehmer sofort einchecken und ihre Anwesenheit markieren können.

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3. Verwendung biometrischer Daten

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Biometrische Verfahren wie die Gesichts- oder Fingerabdruckerkennung werden in Unternehmen und Bildungseinrichtungen häufig eingesetzt. Sie könnten die Anwesenheitsverfolgung mithilfe solcher biometrischen Funktionen automatisieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen einchecken und auf Zertifikate zugreifen.

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Zusammenfassung

Google Sheets ist ein zuverlässiges und budgetfreundliches Tool zur Erstellung einer digitalen Anwesenheitsliste. Sie können unsere Tipps trotzdem befolgen und die digitale Anwesenheit mit Google Sheets erfassen, aber wenn Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen möchten, sollten Sie die Alternativen in Betracht ziehen. Eine automatisierte Lösung wie Virtualbadge.io ist eine zentrale Anlaufstelle für die digitale Anwesenheitserfassung mit QR-Codes, Zertifikatserstellung und -verteilung.

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Kostenlose Testphase jetzt starten

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Weitere Informationen:

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• How to make digital certificates for your online course or training program for free
• How to Create Certificates with QR Codes Using Virtualbadge.io: A Step-by-Step Guide

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Häufig gestellte Fragen

1.  Wie richte ich einen QR-Code für die Teilnahme ein?

Virtualbadge.io generiert automatisch einen eindeutigen QR-Code für Ihre Online-Veranstaltung oder Sitzung. Sie können ihn dann am Ende der Sitzung auf dem Bildschirm anzeigen, damit die Teilnehmer den Code scannen und ihre Anwesenheit übermitteln können.

2. Wie erstelle ich eine digitale Anwesenheitsliste?

Sie können eine digitale Anwesenheitsliste mit Google Sheets wie folgt erstellen:

• Erstellen Sie ein leeres Blatt
• Titel und Name des Blattes
• Eingeben der Pflichtspalten wie Name des Teilnehmers, E-Mail-Adresse, ID, Anwesenheitsstatus, Veranstaltungsdatum usw.
• Formatieren Sie die Spalten. Fügen Sie z. B. eine Datumsauswahl zum Feld Datum und ein Dropdown-Menü zur Eingabe der Anwesenheit hinzu.
• Aktualisieren Sie den Google Sheet-Zugang und teilen Sie den Link mit den gewünschten Personen.‍‍

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